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Depuis le 2 août 2007 les employeurs ont la possibilité de conclure les contrats de travail de manière électronique. En outre, quelques documents sociaux peuvent être envoyés et archivés de la même manière.
1. Le contrat de travail.
Le contrat de travail ne peut être conclu par voie électronique que sur base d’un volontariat des deux parties (employeur – travailleur).
La signature électronique peut être créée, soit :
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par la carte d’identité électronique ;
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par une signature électronique satisfaisant aux mêmes conditions de sécurité que la carte d’identité électronique (celles-ci doivent encore être déterminées par arrêté royal).
Archivage électronique du contrat de travail :
Etant donné que l’employeur et le travailleur sont tenus de conserver une copie du contrat de travail, un exemplaire de celui-ci doit être archivé auprès d’un prestataire de services d’archivage électronique. Gratuit pour le travailleur, cet archivage électronique est accessible à tout moment et sera garanti pour un minimum de cinq ans, à partir de la fin du contrat. Trois mois avant l’expiration du délai d’archivage, le prestataire de service chargé de l’archivage envoie, par recommandé au travailleur, un courrier lui demandant le sort à réserver à l’exemplaire archivé. Si le travailleur le souhaite, le prestataire de services transmettra le document en vue de la continuité de l’archivage à la SIGEDIS (ex CIMIRE).
2. Les documents sociaux.
Les documents suivants peuvent être envoyés et archivés sous forme électronique :
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le compte individuel ;
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l’état mensuel des heures prestées en horaire variable ;
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le décompte de paie ;
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le formulaire de détachement ;
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l’attestation d’occupation et l'attestation de vacances remises à la fin de la relation de travail.
Tout comme pour le contrat de travail électronique, l’envoi et le type de documents sociaux reposent sur un commun accord entre l’employeur et le travailleur.
Tant l‘employeur que le travailleur peuvent résilier unilatéralement l’accord. Cette résiliation prend cours le premier jour du deuxième mois qui suit. En ce qui concerne le compte individuel, la résiliation doit avoir lieu au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de novembre ; le compte individuel sera à nouveau délivré sous format papier dès le 1er janvier de l’année suivante et, pour une année civile complète au minimum.
Archivage électronique des documents sociaux :
Les mêmes garanties que pour le contrat de travail électronique sont octroyées :
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gratuité et accès aux documents archivés pour le travailleur ;
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archivage garanti pendant cinq ans ;
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continuité de l’archivage à la demande du travailleur.
Le prestataire de service envoie un accusé de réception mentionnant :
3. Le règlement de travail.
Le règlement de travail de l’entreprise doit mentionner l’identité du prestataire du service d’archivage électronique ainsi que la façon pour le travailleur d’accéder aux documents sociaux le concernant.
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Source : Loi portant des dispositions diverses relatives au travail du 3 juin 2007, M.B. du 23/07/2007 p.39313
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